Funkcje zaawansowane w dokumentach magazynach

1. Zaawansowane funkcje dokumentów magazynowych.

Oprogramowanie LoMag poza standardowymi możliwościami dokumentów magazynowych, umożliwia również implementację takich funkcji jak:

Dokumenty magazynowe służą do odnotowania zdarzeń w magazynie i rejestrowania pełnej historii zmian stanów dla towarów. Dzięki temu możemy sprawdzić nie tylko aktualny stan dla towaru, ale również śledzić zmiany stanów w czasie przez poszczególne dokumenty. W programie LoMag bardzo istotna jest data i czas powstania dokumentu. Aby ułatwić pracę umożliwiliśmy edycję i usuwanie danych również dla historycznych dokumentów (o ile zmiany nie powodują ujemnych stanów). Warto też zauważyć, że edytując historyczny dokument, program LoMag podaje stan towaru zgodny z datą dokumentu.

• 1. Automatyczne ustawienie kursora w polu kod kreskowy.

1. Uruchamianie dokumentów magazynowych.

• 2. Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru.
• 3. Ukrywanie ceny zakupów (na dokumentach WZ).
• 4. Zastosowanie rabatów (na dokumentach WZ).
• 5. Wybór rodzaju transportu.
• 6. Obsługę grup kosztów.
• 7. Obsługę opakowań.
• 8. Obsługę numerów seryjnych towarów.
• 9. Obsługę numeru serii i datę ważności .
• 10. Możliwość grupowania (sumowania) towaru.
• 11. Lokalizacje magazynowe.
• 12. Zatwierdzanie ilości towaru po odczytaniu kodu kreskowego.

Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia nam pracę z wieloma dokumentami magazynowymi. Pozwala nam na tworzenie dokumentów przyjęcia na magazyn, wydania z magazynu, zwroty do/od dostawców, przesunięcia między-magazynowe, przychody oraz rozchody wewnętrzne, czy dokumenty przecen. Dokumenty te można utworzyć w programie LoMag na kilka sposobów. Pierwszym sposobem na utworzenie odpowiednich dokumentów jest przejście do głównego menu oprogramowania, do części . Następnie wybieramy interesującą nas pozycję odpowiedniego dokumentu magazynowego.

W celu implementacji powyższych opcji przechodzimy do ustawień oprogramowania () do zakładki . W dolnej części okna znajdziemy listę oraz możliwość dowolnego zarządzania zaawansowanymi funkcjami dokumentów.

Dokumenty magazynowe możemy również dodać za pomocą ikon na pasku narzędziowym programu, który znajduje się pod paskiem menu.

Trzecią alternatywą na uruchomienie okien dokumentów magazynowych są skróty klawiszowe:

- klawisz F2

- klawisz F3

Aby wdrożyć na dokument magazynowy jedną z funkcji, należy zaznaczyć () pozycję danej funkcji. Poniżej scharakteryzujemy kolejno każdą funkcje.

- klawisz F4

- klawisz F5

1.1 Automatyczne ustawienie kursora w polu kod kreskowy.

- klawisz F6

- klawisz F7

- klawisz F8

- klawisz F9

- klawisz F10

- klawisz F11

Używając powyższych metod zostanie uruchomione okno dodawania odpowiedniego dokumentu magazynowego.

2. Okno nowego dokumentu magazynowego.

Funkcja automatycznego ustawienia kursora w polu kod kreskowy na dokumencie magazynowym jest przydatna wówczas, jeżeli korzystamy z czytnika kodów kreskowych. W oknie dodawania towaru na dokument magazynowy kursor automatycznie ustawia się w polu - poprawna czynność pracy z czytnikiem w celu zeskanowania kodu kreskowego.

Interfejs okna nowego dokumentu dla poszczególnych rodzajów dokumentów jest taki sam.

W celu włączenia funkcji zaznaczmy () pole , a następnie klikamy .

Zatem okna takich dokumentów jak , , , , , , , , posiadają taki sam interfejs oraz narzędzia.

Sprawdźmy na dowolnym dokumencie efekt funkcji . Uruchamiamy przykładowy dokument (np. ), a następnie, w celu dodania towaru na dokument, klikamy . Zostanie uruchomione okno dodania towaru na dokument PZ; zwróćmy uwagę, gdzie zostanie ustawiony kursor przy uruchomieniu okna.

Interfejs okna nowego dokumentu zbudowane jest z wielu funkcji; poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych części interfejsu, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

Za pomocą funkcji przystosowaliśmy stanowisko komplementacyjne do pracy z urządzeniem czytnika kodów kreskowych.

1.2 Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru.

- pole wyboru kontrahenta na dokument. Kontrahenta możemy wybrać z listy po naciśnięciu przycisku (dla szybszego wyszukania, możemy wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta i użyć przycisku). Za pomocą funkcji dodajmy nowego kontrahenta, nie istniejącego jeszcze w naszej bazie oprogramowania. Używając przycisku możemy wydrukować etykietę adresową odpowiadającą naszemu kontrahentowi.

Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru jest kolejną funkcją do szybszej i wydajniejszej pracy z oprogramowaniem LoMag i czytnikiem kodów kreskowych. Po dodaniu towaru na dokument automatycznie zostaje uruchomione kolejne okno, co pozwala użytkownikowi na szybszą pracę dodawania towarów na dokument. W celu włączenia funkcji zaznaczmy () pole , a następnie klikamy w przycisk .

- oprogramowanie automatycznie generuje datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz jego numer. Pole można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu.

1.3 Ukrywanie ceny zakupów (na dokumntach WZ).

• Istnieje możliwość zmiany daty utworzenia oraz numeru dokumentu, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiany mogą mieć poważany wpływ na stany i wartość magazynu.

Funkcja ukrywania ceny zakupów na dokument umożliwia ukrycie pierwotnej ceny, po której towar został zakupiony (w oknie dodawania towaru na dokument WZ). Funkcja może zostać wdrożona, jeśli na przykład na stanowisku komplementacyjnym znajduje się klient i ma bezpośredni wgląd na ekran monitora. Dzięki możliwości ukrycia ceny, klient nie dowiaduje się o pierwotnej cenie towaru.

Poniżej efekt zastosowania funkcji .



1.4 Zastosowanie rabatów (na dokumntach WZ).

- w tej części interfejsu mamy możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf (), jego wydrukowania () oraz edytowania szablonu dokumentu (). Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag przedstawiamy tutaj. Istnieje również możliwość przesłania dokumentu w formacie pdf na adres e-mail, w tym celu korzystamy z przycisku – należy najpierw skonfigurować ustawienia poczty e-mail w ustawieniach.

Oprogramowanie LoMag umożliwia nam również przyznanie dowolnego rabatu na dany towar - w tym celu w ustawieniach oprogramowania zaznaczamy opcję . W oknie dodawania towaru na dokument znajduje się nowe pole umożliwiające przyznanie odpowiedniego rabatu.

1.5 Wybór rodzaju transportu.

- przyciski służące do zapisania lub anulowania utworzenia dokumentu magazynowego.

- przycisk służący do dodania nowego towaru na dokument.

- przycisk służący do edytowania towaru znajdującego się na dokumencie.

Na dokumentach magazynowych w oprogramowaniu LoMag mamy możliwość także zamieszczenia informacji na temat rodzaju transportu dla danego dokumentu magazynowego (np. kurier, transport własny).

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

- przycisk służący do wyświetlenia historii ruchów magazynowych danego towaru.

Aby dokonać wyboru transportu na dokument musimy zaznaczyć funkcję dostępną w ustawieniach oprogramowania (). Od tej pory w oknach dokumentów znajdziemy pole umożliwiające nam wybór transportu (patrz poniżej).

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się w dokumencie.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danego dokumentu do pliku Excel.

- przycisk umożliwiający skopiowanie danych towarowych z innego dokumentu magazynowego.

Ponieważ lista dostępnych środków transportu jest pusta, należy w pierwszej kolejności zdefiniować rodzaje transportu - w tym celu przechodzimy do głównego menu oprogramowania do zakładki . Zostanie uruchomione moduł .

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

Za pomocą klawisza formujemy rodzaje transportu, na przykład: "Kurier X", "Kurier Y", "Transport własny" - podając nazwę transportu w polu .

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

- przycisk służący do wydrukowania etykiet dla towarów.

• Istnieje możliwość wygenerowania po jednej etykiecie dla każdej przyjętej sztuki towaru.

- pole listy towarów na dokumencie magazynowym.

• Moduł "Rodzaje transportu" umożliwia nam dowolne zarządzanie istniejącymi już rodzajami transportu - możemy w pełni edytować oraz usuwać środki transportu. Istnieje również możliwość wydruku zestawienia transportu lub jego eksport do pliku Excel.

3. Dodawanie towaru na dokumenty magazynowe.

Po zdefiniowaniu przez nas środków transportu jesteśmy w stanie dodać (określić) je na dokumencie magazynowym (patrz poniżej).

Pole umożliwia wprowadzenie numeru ewidencyjnego danego transportu.

Aby dodać nowy towar naciskamy przycisk lub używamy skrótu klawiszowego "Alt-D". Formularz dodawania towaru rożni się możliwościami dla poszczególnych dokumentów i zależy od zdefiniowanych ustawień oprogramowania.

3.1 Przyjęcie na magazyn.

Formularz dodawania towaru na dokumentach przyjęcia na magazyn () prezentuje się następująco:

Aby wybrać towar do formularza, w polu używamy klawisza , po którym zostanie rozwinięta lista towarów. (patrz poniżej)

Dane na temat środka transportu używane są w celu informacyjnym. Zostaną one wyświetlona na dokumencie magazynowym. Aby jednak informacja ta była wyświetlana na dokumentach należy ją zdefiniować na dokumencie w edytorze dokumentów. Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj.

1.6 Obsługa grup kosztów.

Dla szybszego wyszukania towaru w polu możemy wpisać pierwsze litery nazwy towaru - dynamicznie zostanie wyświetlona lista towarów, która w nazwie towaru posiada wpisaną frazę.

Towar możemy również wybrać za pomocą pola , po którym zostanie uruchomione okno .

Danymi informacyjnymi, tak jak w przypadku rodzaju transportu, są również dane na temat grupy kosztów (np. "Inwestycja", "Art. Biurowe", "Art. Higieniczne"). Funkcja staje się przydatna jeżeli prowadzimy ewidencję wewnętrznych materiałów, poprzez grupowanie towarów po kosztach.

• Wyszukiwarka pamięta ostatnie ustawienia wyszukiwania, po kolejnym naciśnięciu [...] będą zachowane ostatnio wybrane kryteria.

W celu zastosowania grupy kosztów na dokumentach magazynowych zaznaczamy w ustawieniach opcję - od tego momentu w modułach wszystkich dokumentów znajdziemy pole umożliwiające nam zdefiniowanie grupy kosztów (patrz poniżej).

W celu wczytania do formularza informacji o towarze, na liście towarów klikamy dwukrotnie w jego pozycję. Po tym pola formularza (dodania nowego towaru na dokument) zostaną automatycznie wygenerowane.

Ponieważ lista grup kosztów jest pusta, należy w pierwszej kolejności określić poszczególne grupy kosztów - w tym celu przechodzimy do głównego menu oprogramowania do zakładki . Zostanie uruchomione okno zarządzania grupami kosztów.

Podobnie jak w module , za pomocą przycisku definiujemy rodzaje grupy kosztów; mogą to być na przykład "Inwestycja", "Art. biurowe", "Art. higieniczne" podając ich nazwę w polu .

Korzystając z urządzenia czytnika kodów kreskowych podłączonego do oprogramowania, mamy również możliwość wczytania za jego pomocą informacji o produkcie. Działanie czytnika kodów kreskowych jest dość proste, urządzeniem (podłączonym to programu LoMag) skanujemy kod kreskowy produktu, po którym konwerter czytnika przerabia graficzny kod kreskowy produktu na numeryczny. W oprogramowaniu LoMag numer wprowadzony jest automatycznie do otwartego formularza oprogramowania, a następnie zostają do niego pobrane wszystkie informacje dotyczące produktu.

• Moduł "Grupy kosztów" umożliwia nam dowolne zarządzanie istniejącymi już grupami - możemy w pełni edytować oraz usuwać zestaw kosztów. Istnieje również możliwość wydruku zestawienia grupy kosztów oraz jego eksport do pliku Excel.

Po zdefiniowaniu przez nas grup kosztów, jesteśmy w stanie dodać (określić) je na dokumencie magazynowym (patrz poniżej).

Tak więc wybierając produkt ręcznie czy też za pomocą czytnika kodów kreskowych, zostają automatycznie pobrane dane dotyczące danego produktu. W formularzu dokumentu znajdują się następujące pola:

- umożliwia określenie ilości przyjmowanego towaru na stan magazynowy (jeżeli korzystamy z ruchu PZ, w przypadku np. WZ będzie to ilość wydań danego towaru).

- określa aktualną ilość danego towaru na stanie magazynowym. Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

Dane na temat grupy kosztów używane są w celu informacyjnym i zostaną wyświetlone na dokumencie magazynowym. Aby jednak informacja ta była wyświetlana na dokumentach należny ją zdefiniować na dokumencie w edytorze dokumentów. Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj.

1.7 Obsługa opakowań.

- wyświetla domyślą cenę towaru, jaka została określona podczas dodawania produktu do kartoteki towaru. Korzystając z tego pola możemy edytować cenę towaru, która zmieni się tylko dla tej danej operacji.

- wartość całego towaru, jest ona automatycznie wyliczana podczas iloczynu pól i .

Oprogramowanie pozwala nam na obsługę opakowań towaru, które wraz z dodaniem towaru zostaną automatycznie dodane na dokument magazynowy. Jeżeli chcemy skorzystać z możliwości opakowań, przechodzimy do i zaznaczamy opcję .

Dodatkowo pole można wykorzystać na notatkę dotyczące danego towaru.

Przykładowo przyjmujemy od dostawcy 1000 kg marchwi, po 1zł za kilogram, a więc w polu podajemy ilość przyjmowanego towaru (1000 kg), określamy cenę za kilogram. (1zł). Pole zostanie automatycznie wygenerowane.

W pierwszej kolejności należy zdefiniować nasze opakowania jako nowy towar w module - dodajemy () nowy towar, np. "Opakowanie plastikowe 10L". Generujemy dla niego kod kreskowy, a następnie określamy (nową) grupę towarów, np. "Opakowania" oraz (nową) jednostkę miary, np. "Skrzynka". Po czym klikamy przycisk .

Aby zatwierdzić naszą operację i dodać towar na dokument klikamy przycisk .

Aby przed chwilą dodane opakowanie było automatycznie dodawane do produktów przy ewidencji magazynowej, musimy je określić przy informacjach o towarach - w tym celu edytujmy () towar, dla którego chcemy dodać opakowanie. Następnie określmy pole i zapisujemy zmiany.

W przypadku zakończenia dodawania innych towarów na dany dokument, możemy wydrukować () lub zapisać () dokument. Następnie klikamy w przycisk w celu zapisania operacji (ruchu magazynowego) oraz zamknięcia okna dokumentu.

3.2 Wydanie z magazynu.

Dla dokumentów okno formularza dodawania towarów jest nieco inne niż dla ruchu przyjęcia magazynowego.

Po zastosowaniu powyższych czynności, wraz z dodaniem towaru na dokument, zostanie również automatycznie dodana odpowiednia ilość opakowań (patrz poniżej).

1.8 Obsługa numerów seryjnych towarów.

Po wybraniu towaru metodą ręcznego wyszukiwania lub za pomocą czytnika kodów kreskowych, zostaną wypełnione pola formularza.

Oprócz poznanych wcześniej pól , , , oraz w oknie dodawania towaru na dokument , to w interfejsie okna znajdziemy dodatkowo:

- określa ilość danego towaru, jaka znajduje się na stanie magazynowym. Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

Numery seryjne towarów są stosowane na różnego rodzaju urządzeniach w celu identyfikacji miejsca i czasu wyprodukowania oraz ustalenia legalności pochodzenia danego towaru. Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia swoim klientom dodawanie informacji o numerach seryjnych towarów do bazy oprogramowania. W celu włączenia funkcji numerów seryjnych towarów przechodzimy do ustawień programu LoMag i włączamy funkcję .

Numery seryjne w kartotece towarów.

- zostaje wygenerowana cena towaru, biorąc pod uwagę różne ceny ze wszystkich dokumentów (od najstarszego).

- umożliwia nam określenie procentowego narzutu, jeżeli chcemy sprzedać towar po cenie innej niż domyślnej.

- umożliwia nam określenie kwotowego narzutu, jeżeli chcemy sprzedać towar po cenie innej niż domyślnej.

- zostaje wygenerowana cena towaru, biorąc pod uwagę różne ceny ze wszystkich dokumentów (od najstarszego). Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

Po wprowadzeniu danych towarowych do pól okna dodawania nowego towaru klikamy . Zwróćmy uwagę na określoną ilość towaru, jaka znajduje się na magazynie (), ponieważ po kliknięciu przycisku zostanie wyświetlone okno dodawania numerów seryjnych, odpowiadających liczbie stanu początkowego.

W polu wyświetlają się wszystkie dostawy na magazyn z danym towarem. Przy wydawaniu towaru możemy określić, z której dostawy ma zostać wydany towar - jak wybrać towar z konkretnej dostawy opisujemy szczegółowo w niniejszej instrukcji w punkcie ósmym "Podgląd i wybór dostaw".

Następnie w oknie wprowadzamy kolejno numery seryjne dla towarów znajdujących się już na magazynie - w polu podajemy numer seryjny towaru, a następnie klikamy . W bazie oprogramowania zostanie zapisany numer seryjny odpowiadający danej, bieżącej jednostce towaru.

Przykładowo wydajemy odbiorcy 150 kg marchwi; program LoMag automatycznie wyliczył, że cena sprzedaży wynosi 1zł za 1kg, jednak chcielibyśmy sprzedać towar drożej o 1zł/kg, a więc w polu podajemy ilość wydawanego towaru (150 kg), następnie, aby sprzedać towar drożej, ustawiamy narzut za 1/kg (pole w procentach - 100, lub pole w kwocie - 1).

Po wprowadzeniu odpowiedniej ilości numerów seryjnych dla bieżącego towaru klikamy przycisk . Okna, , zostaną zamknięte.

Aby zatwierdzić naszą operację i dodać towar na dokument klikamy przycisk .

3.2.1 Wydanie z magazynu - funkcje dodatkowe.

• W przypadku dodawania nowego towaru bez numerów seryjnych, w celu pominięcia procedury, używamy przycisk "Pomiń wprowadzenie S/N".

Numery seryjne na dokumentach PZ.

Dodatkowo możemy ustawić kilka opcji dotyczących dodawania towarów na dokumentach . Pierwszą możliwością jest ukrycie ceny zakupu produktu (Patrz poniżej).

W celu ukrycia pola ceny zakupu towaru z formularza, przechodzimy do ustawień oprogramowania LoMag - wybierając .

W zakładce musimy zaznaczyć () opcję , po czym klikamy przycisk . Od tej pory na dokumentach pola dotyczące ceny zakupu towaru będą ukryte.

Podczas przyjmowania produktów na stan magazynowy, jesteśmy zobowiązani do określenia numerów seryjnych dla danych towarów. Przykładowo przyjmujemy na magazyn dwie nowe sztuki naszego towaru ("Telewizor LED 42"""). W tym celu tworzymy dokument . Dodajemy () dwie sztuki naszego towaru, a po kliknięciu przycisku zostanie wyświetlone wcześniej poznane okno , w którym wprowadzamy numery seryjne bieżącego, przyjmowanego towaru.

• Ilość numerów seryjnych do wprowadzenia odpowiada ilości przyjmowanego towaru.

Kolejną możliwością, którą możemy ustalić w ustawieniach oprogramowania, to obsługa rabatów na dokumentach WZ. W tym celu przechodzimy do głównych ustawień programu LoMag (), następnie zaznaczamy opcję .


• Podczas ruchów magazynowych nie istnieje możliwość pominięcia numerów seryjnych dla towarów zdefiniowanych w kartotece towarów, jako obsługujących numery seryjne.

Numery seryjne na dokumentach WZ.

Po wykonaniu powyższych czynności w oknie dodawania towaru na dokument znajduje się nowe pole, umożliwiające przyznanie odpowiedniego rabatu.

Wdrożenie powyższych funkcji (, ) może być przydatne, jeśli nie chcemy, aby osoba wystawiająca dokument widziała cenę zakupu; zobaczy wówczas tylko ustaloną cenę sprzedaży, na którą może udzielić rabatu.

Moduł numerów seryjnych podczas wydania towaru z magazynu jest nieco inny niż przy dokumencie . Przejdźmy zatem na dokument , otwórzmy okno dodawania nowego towaru, wyszukajmy nasz produkt ("Telewizor LED 42""), określmy ilość wydania towaru (przykładowo 3 szt.) oraz wybierzmy towar z konkretnych dostaw (przykładowo 2 szt. z dokumentu BO i 1 szt. z dostawy PZ000023/13 - M1), a następnie użyjmy przycisku , po którym zostanie wyświetlone okno .

Funkcja jest również przydatna, jeśli na stanowisku komplementacyjnym znajduje się klient i ma bezpośredni wgląd na ekran monitora. Dzięki możliwości ukrycia ceny, klient nie dowiaduje się o pierwotnej cenie towaru.

3.4 Korekta stanu magazynu.

Ilość stanu magazynowego, określona w programie LoMag, może różnić się od stanu rzeczywistego - mogą na to wpłynąć różne czynniki. Za pomocą możemy skorygować te różnice. Okno dodania korekty wygląda następująco:

W module znajdziemy listę numerów seryjnych bieżącego, wydawanego towaru (). W celu określenia odpowiednich numerów seryjnych dla wydawanych towarów - zaznaczamy je w części okna , a następnie za pomocą klawisza przenosimy numery do części interfejsu .

Po zweryfikowaniu różnicy pomiędzy stanem w oprogramowaniu a tym w rzeczywistości, w polu określamy nowy stan dla danego towaru.

Podczas wybierana numerów seryjnych zwróćmy uwagę na wybór dostaw, jakie określiliśmy w części w oknie dodawania nowego towaru na dokument.

• Uwaga! Nieuargumentowana zmiana stanu magazynowego może skutkować błędnie prowadzoną ewidencją magazynową.

3.5 Przesunięcie międzymagazynowe

Do przesunięcia towaru między magazynami używamy dokumentu .

Dla przykładu były to 2 szt. z dokumentu BO i 1 szt. z dostawy PZ000023/13 - M1 - musimy zatem wybrać odpowiednie numery seryjne, czyli 2 numery nadane na dokumencie BO i 1 numer nadany przy przyjęciu magazynowym o nr. PZ000023/13 - M1 (patrz poniżej).

Poprawność wybranych numerów seryjnych została zasygnalizowana komunikatem OK.

Po wybraniu towaru do przesunięcia międzymagazynowego, określamy ilość () towaru, jaką przenosimy z jednego do drugiego magazynu. Następnie w polu oraz polu wybieramy interesujące nas magazyny.

• Podczas przesunięcia międzymagazynowego wraz z towarem przenoszona jest jego cena zakupu, a jego wartość nie ulega zmianie.

W przypadku błędnego określenia numerów seryjnych do wybranych dostaw, program LoMag zauważy różnicę i wyświetli komunikat błędu. Oprogramowanie uniemożliwi kontynuację pracy, do czasu określenia przez magazyniera poprawnych numerów seryjnych, przyporządkowanych odpowiednim dostawom.

• Aby dokonać przesunięcia międzymagazynowego musimy posiadać zdefiniowane co najmniej dwa magazyny w oprogramowaniu magazynowym LoMag.

• Ilość oraz rodzaj numerów seryjnych do wybrania odpowiada ilości i rodzajowi wydawanego towaru.

Warto podkreślić, że na jednym dokumencie możemy dokonać kilku przesunięć międzymagazynowych. Na przykład przesunięcie 100kg marchwi z Magazynu 1 na Magazyn 2 oraz przesunięcie 50kg marchwi z Magazynu 1 na Magazyn 3.

Istnieje również możliwość automatycznego przypisania numerów seryjnych przez oprogramowanie LoMag, używając przycisku .

3.6. Przeceny.



Oprogramowanie LoMag umożliwia swoim użytkownikom przecenianie towarów. W celu dokonania przeceny używamy dokumentu .


• Korzystając z metody „Przypisz automatycznie” należy pamiętać o sprawdzeniu, czy przypisane numery seryjne odpowiadają numerowi na fizycznej jednostce.

Po wybraniu odpowiednich kodów seryjnych klikamy . Po czym towar zostanie dodany na dokument wraz z numerami seryjnymi.

Aby przecenić towar, w części wybieramy towar oraz jego ilość do przeceny. W części wybieramy ten sam towar, określamy jego pole oraz nową wartość () na jaką towar zostanie przeceniony.

Moduł lub , znajdziemy również na pozostałych dokumentach magazynowych (, , , , , , ).

Historia numerów seryjnych.

Przykładowo, przeceniamy 10kg marchwi, program LoMag automatycznie wyliczył wartości marchwi na 10zł, jednak chcielibyśmy zrobić przecenę 10kg marchwi na 5zł, a więc w polu określamy ilość towaru, jaką przeceniamy (10kg) oraz w polu nadajemy jej nową wartość (5zł).



Historię numerów seryjnych można wyświetlić za pomocą pola wyszukiwań - wprowadzając cały lub częściowy numer seryjny.



Powyższy przykład wyświetla historię ruchów magazynowych dla przykładowego numeru seryjnego "NS000123456".

Istnieje również możliwość wyszukania numerów seryjnych na podstawie fragmentu tekstu, na przykład po nazwie produktu - w tym celu korzystamy z pola .



Inny przykład, na stanie magazynowym posiadamy 10-kilogramowe worki z ziemniakami; niestety podczas pracy magazyniera jeden z worków się rozerwał (1kg ziemniaków z 10 kilogramowego worka uległ zniszczeniu, pozostałe 9kg ziemniaków jest w dobrym stanie). Chcielibyśmy sprzedać pozostałe 9 kilogramów ziemniaków na wagę, powiedzmy za 0,40zł/kg.W tym celu musimy wybrać towar ("Ziemniaki - worek 10kg"), określić jego ilość do przeceny ("1"). W części wybieramy towar ("Ziemniaki"), określamy ilość ("9"- ponieważ 1 kilogram uległ nam zniszczeniu) oraz określamy nową wartość (w polu ) za pozostałe 9kg ("3,60" - ponieważ ustaliliśmy że 1kg będziemy chcieli sprzedać za 40gr).



Należy podkreślić różnicę powyższych rodzajów wyszukiwań. Wyszukanie historii po numerze seryjnym wyświetliło historię dla danego wyszukiwanego numeru seryjnego, natomiast wprowadzając nazwę towaru w polu , została wyświetla historia wszystkich numerów seryjnych tego towaru.

3.7 Przychód i rozchód wewnętrzny.

1.9 Obsługa numeru serii i datę ważności towaru.

Dokumenty służą do ewidencji przychodów i rozchodów wewnętrznych.

W przypadku, gdy na magazynach znajdują się towary, które posiadają datę ważności, (np. lekarstwa, artykuły spożywcze) możemy użyć funkcji numerów serii i datę ważności w celu oznakowania i zabezpieczenia towarów przed zbyt długoterminowym magazynowaniem, co w konsekwencji prowadzi do degradacji towaru.

Numer serii i data ważności na dokumentach PZ.

Natomiast dokument może służyć do ewidencji materiałów powracających na magazyn, (np. surowce nie zostały w całości zużyte do produkcji i wracają na stan).



W celu włączenia obsługi numerów serii i dat ważności produktów zaznaczamy funkcję dostępną w ustawieniach oprogramowania LoMag. Następnie przechodząc na dokument dodając () nowy towar, znajdziemy nowe pola dotyczące daty ważności oraz numeru serii towaru.



Wraz z przyjmowaniem towaru na magazyn określamy jego datę ważności i numer serii.



Wystawiamy zatem dokument naszemu pracownikowi.


• Numer serii jest kodem złożonym z ciągu cyfr lub/i liter, który możemy dowolnie definiować. Jest dowolną informacją, która informuje nas o danej dostawie.

Podczas przyjęcia towaru na stan magazynowy został utworzony dokument PZ wraz z informacjami o numerze serii i dacie ważności przyjętego towaru.

Numer serii i data ważności - Raport towarów.

Jeżeli narzędzia zostały wydane na dłuższy czas, w każdym momencie możemy szybko sprawdzić i określić, który z pracowników posiada wydane narzędzia - wykorzystując dodatkową funkcję . Więcej informacji o funkcji bilansu kontrahenta znajdą Państwo tutaj (pkt. "3. Bilans kontrahenta").

Wówczas gdy nasz pracownik oddaje sprzęt na magazyn, wydajemy dokument .



W celu monitorowania dat ważności towarów używamy narzędzia dostępnego w części menu głównego . Znajdziemy w nim szczegółowe informacje na temat towarów w magazynie.



Dla szybszego wyświetlenia interesujących nas towarów możemy określić grupę towarów (). Po wybraniu grupy zostaną wyświetlone jej towary. W kolumnie znajduje się informacja na temat daty ważności danego produktu. Kategorie tą możemy posortować, klikając w pozycję kolumny .



Numer serii i data ważności na dokumentach WZ.

Innym przykładem ruchu wewnętrznego może być wydanie naszym pracownikom zgrzewki wody mineralnej (dla zaspokojenia pragnienia podczas pracy). Wydając pracownikom zgrzewkę wody z magazynu również wykorzystamy dokument RW, aby zmniejszyć stan o jeden.

Numer serii i data ważności towaru odgrywa również ważną rolę na dokumentach . Otwórzmy okno dodawania nowego towaru na dokument oraz wybierzmy towar, któremu została nadana informacja o serii i dacie ważności.

3.8 Zwrot do dostawcy i zwrot od odbiorcy.



Pozostałe dokumenty magazynowe , zbudowane są z wcześniej poznanych już elementów.

Dokument służy do zmniejszenia ilości przyjętego towaru na dokumencie . Dokument ten zmniejsza ilość stanów, więc działa i wygląda analogicznie jak .



W części okna wyświetlają się wszystkie dostawy na magazyn z danym towarem. Wyświetlają się w niej również informacje o serii i dacie ważności, która może być pomocna w wybraniu odpowiedniego zestawu do wydania - jak wybrać towar z konkretnej dostawy na dokument opisaliśmy szczegółowo tutaj (patrz punkt "8. Podgląd i wybór dostaw - wybór towaru na dokument z konkretnej dostawy.")

Dokument służy do zmniejszenia ilości wydanego towaru na dokumencie . Dokument ten zwiększa ilość stanów, więc działa i wygląda analogicznie jak .



Dokumenty wykorzystujemy do ewidencji faktu zwrotu towaru - możemy w polu podać, jaki dokument jest korygowany.

• Program LoMag nie wymaga ścisłego powiązania dokumentów Korekty PZ z PZ oraz Korekty WZ z WZ. Poprawność sporządzenia korekty leży w gestii użytkownika programu.

3.9 Kompletacja

Grupowanie towarów na dokumentach magazynowych to prosta funkcja do sumowania, łączenia tych samych towarów na jednym dokumencie. Aby skorzystać z możliwości funkcji sumowania towarów na dokumentach, zaznaczamy () pole dostępne w ustawieniach. Przechodzimy na jeden z dostępnych dokumentów w aplikacji LoMag, np. , następnie na dokument wprowadzamy dwukrotnie ten sam towar o różnych cenach.



Kolejnym dokumentem w oprogramowaniu magazynowym LoMag jest dokument kompletacji. Jest to dokument przeznaczony do wspomagania procesu produkcji lub do kompletacji złożonego zamówienia.

Korzystamy z przycisku (dostępnego w polu narzędziowym modułu dokumentu), w celu sprawdzenia, jak program sumował dwa identyczne towary o różnych cenach (PODGLAD WYDRUKU #1).



Aby utworzyć nowy dokument kompletacji należy uruchomić funkcje z menu Dokumenty / Kompletacje / +dodaj (), a następnie prześledźmy proces kompletacji składników przykładowego wyrobu, którym będzie "chleb".



Poniższy PODGLAD WYDRUKU #2 - przedstawia ten sam dokumentu magazynowy, jednakże bez zastosowania funkcji sumowania towarów na dokumencie.



Poza standardowymi polami widocznymi na dokumencie magazynowym, które już wcześniej poznaliśmy, widzimy również nowe pola: , , oraz Surowce i Produkty.

Jak widzimy na PODGLAD WYDRUKU #1 ten sam towar został sumowany oraz została wyliczona średnia cena tych towarów.

Sumowanie towarów na dokumentach magazynowych może zostać wyłączone dla danego, pojedynczego dokumentu, odhaczając () pole dostępne w interfejsie okna dokumentów magazynowych (patrz poniżej).



1.11 Lokalizacje magazynowe

- to pole opisujące aktualny status procesu kompletacji, pomocny w śledzeniu etapów produkcji. Po kliknięciu otworzy się moduł umożliwiający definiowanie własnych nazw kolejnych etapów procesu kompletacji. W przypadku procesu wypieku chleba mogą to być następujące statusy: "przygotowanie składników" , "mieszanie" , "fermentacja" , "wypiek" , "pakowanie" , "gotowy produkt". Zastosowanie statusów umożliwia późniejsze filtrowanie tych danych w module .

Lokalizacje magazynowe (miejsca adresowe) umożliwiają sprawne określenie miejsca składowania towaru. Są niezbędne w przypadku, gdy mamy dużą ilość asortymentu rozmieszczonego w kilku pomieszczeniach lub na wielu regałach. W celu zastosowania funkcji lokalizacji magazynowej jesteśmy najpierw zobowiązaniowi do włączenia jej w module - w tym celu należy zaznaczyć pozycję funkcji .

- , to pola umożliwiające zdefiniowanie czasu pracy nad procesem. Wykorzystując tę informację możemy w późniejszym etapie oszacować koszt pracy oraz czas poświęcany na dany proces przez pracownika (należy pamiętać o wybraniu pracownika w polu ).

Po włączeniu obsługi lokalizacje magazynowe, w górnym menu oprogramowania, w części pojawił się nowy moduł



SUROWCE - składniki lub komponenty z któych będzie tworzony gotowy produkt. Po zapisaniu dokumentu kompletacji odpowiednie ilości surowców zostaną zdjęte ze stanu.

Otwórzmy zatem nowy moduł umożliwiający dodanie nowej lokalizacji na magazynie.



PRODUKTY- rezultat produkcji. W wyniku jednej kompletacji może powstać jeden lub kilka różnych produktów. Jako produkty możemy również dodać odpady powstające w czasie produkcji.

Używając przycisku dodajmy nową lokalizację na magazynie. W oknie znajdziemy dwa pola , oraz .

Załóżmy przykładowy produkt końcowy: Chleb. Na jego wykonanie będą nam potrzebne następujące składniki, które zostały już odpowiednio zdefiniowane w kartotece towarów w oprogramowaniu LoMag i są dostępne na stanie: 0,5 kg mąki (cena 3 zł/kg), 1 szt. drożdże piekarskie (cena 1 zł/szt), 0,02 kg zakwasu żytniego (cena 30 zł/kg). W celu rozpoczęcia procesu kompletacji dodajemy kolejno surowce do dokumentu:



W polu należy zdefiniować oznaczenie lokalizacji składowanego towaru. Taki kod może mieć dowolnie określoną i wybraną przez nas formę. Zaleca się utworzenie standardu, dzięki któremu wszystkie lokalizacje będą posiadać jednoznaczny format, który już sam w sobie będzie posiadał zdefiniowaną lokalizację. Format kodu lokalizacji magazynowej może mieć postać poniższego przykładu:



Gdzie:

#n - oznacza numer komory magazynowej

Zanim dodamy produkty kompletacji należy upewnić się, że produkowany towar ma zaznaczoną opcję "Ten towar powstaje jako produkt" jak poniżej:

rr - oznacza numer regału

p - oznacza poziom regału "rr"

W kolejnym kroku w oknie PRODUKTY dodajemy jako rezultat kompletacji "Chleb".



Tworząc kod w taki sposób możemy łatwo zdefiniować i odnaleźć daną lokalizację. Warto pamiętać, że standard oznaczeń lokalizacji magazynowych jest do naszej dyspozycji i może zawierać dowolne informacje.

W module znajdziemy również pole służące do szczegółowego opisywania miejsca składowego.

Po dodaniu wszystkich potrzebnych składników dokument kompletacji powinien zawierać towary z odpowiednią ich ilością, jak poniżej. Jeśli nie zmieniamy wartości produktów to program automatycznie sumuje wartość surowców i przypisuje wynik jako wartość produktu. W przypadku gdy modyfkujemy listę surowców możemy przeliczyć wartość produktu przyciskiem "przelicz ceny"




Poniżej widać w jaki sposób stworzenie dokumentu kompletacji wpływa na stany magazynowe. Przed zapisaniem:



Po zapisaniu dokumentu kompletacji, stany magazynowe poszczególnych produktów zostały odpowiednio zmienione:



Utworzona lokalizacja została zapisana i jest dostępna w module . W celu ułatwienia pracy przy określaniu lokalizacji magazynowych, funkcja ta jest również dostępna na dokumentach magazynowych, w których możemy na bieżąco definiować nowe lokalizacje magazynowe dla przyjmowanych towarów na stan.



Podczas pracy z dokumentami magazynowymi istnieje możliwość wybrania zdefiniowanej już wcześniej lokalizacji (używając przycisk ) lub utworzenia nowej (za pomocą przycisku ) dla danego (np. przyjmowanego) towaru.



W ten sposób udokumentowaliśmy proces wyrobu chleba i pobrania odpowiednich składników ze stanu magazynowego. Dla ułatwienia pracy, przy ciągłym wytwarzaniu tego samego dobra, warto skorzystać z modułu , w której definiujemy "szablon", a raczej w naszym przypadku bardziej odpowiadałoby słowo "przepis", który wyręczy nas przy ręcznym dodawaniu składników na dokument za każdym razem.

Aby przejść do biblioteki towarów, w celu określenia elementów naszego produktu, należy wejść do górnego menu i wybrać . Po otwarciu okna modułu należy dodać () nową bibliotekę.



Określoną lokalizacje dla danego towar można sprawdzić w module , w kolumnie . Domyślnie kolumna jest niewidoczna, aby się pokazała w zestawieniu w "Wyszukiwanie w magazynie" należy ustawić jej widoczność w ustawieniach okna – wykorzystując w tym celu przycisk .



W polu nadajemy nazwę naszej bibliotece, np. "Składniki na chleb", nadajemy jej kod, a następnie kolejno dodajemy () składniki naszego wyrobu.



W celu sprawdzenia miejsca przechowywanego towaru (z danego ruchu magazynowego), skorzystamy z modułu , dostępnego w górnym menu – .

Po dodaniu wszystkich składników w odpowiedniej ilości dla jednej sztuki wyrobu, zapisujemy naszą bibliotekę, a następnie przechodzimy na dokument kompletacji.



W przypadku, gdy zamiast lokalizacji danego towaru, interesuje nas dane miejsce w magazynie, korzystamy z poznanego już modułu ; informacja na temat tego, co znajduje się w danej lokalizacji magazynowej, jest wyświetlana w kolumnie .



Warto dodać, że jedno miejsce magazynowe może zawierać kilka różnych towarów.



Równocześnie jeden towar może być przechowywany w wielu różnych lokalizacjach.



Po zdefiniowaniu bibliteki, możemy korzystać z bibliotek tak, jak z towarów. Na dokumencie kompletacji dodajemy bibliotekę "Składniki na chleb" zamiast pojedynczych składników. Dodając bibliotekę możemy określić ilość produktu finalnego, np. "10". Wtedy surowce zostaną odpowiednio przemnożone przez 10 aby skompletować wymaganą ilość produktu.



Moduł umożliwia również sprawdzenie wolnych miejsc magazynowych - w tym celu należy skorzystać z funkcji sortowania danych, klikając w pozycję kolumny (patrz poniżej).



Po dodaniu biblioteki na dokument, po uprzednim użyciu klawisza , na dokumencie zostaną dodane wszystkie składniki w odpowiedniej ilości do ilości produkowanego dobra.



4. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą kopiowania danych innego dokumentu.

Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia nam dodawanie towarów na dokument również za pomocą skopiowania danych z innego, istniejącego już dokumentu magazynowego.

Może się zdarzyć, że musimy przesunąć towar w inne miejsce na magazynie, co wiąże się również ze zmianą zdefiniowanej lokalizacji w oprogramowaniu. Do tego celu można wykorzystać dokument przesunięcia międzymagazynowego - włączymy go za pomocą klawisza F7. Dodając wybrany towar do przesunięcia, określamy jego nowe położenie () oraz z pola określamy konkretną dostawę, która zostanie przeniesiona do nowej lokalizacji.



1.12 Zatwierdzanie ilości towaru po odczytaniu kodu kreskowego.



W tym celu korzystamy z funkcji , która znajduje się we wszystkich dokumentach magazynowych. Dla przykładu sprawdzenia działania funkcji kopiowania danych z istniejącego już dokumentu, skopiujemy dane z dokumentu PZ na dokument WZ. W tym celu uruchamiamy okno dokumentu , a następnie klikamy w - zostanie uruchomiony interfejs kopiowania dokumentu.


Następnie w polu podajemy numer dokumentu, z którego chcemy skopiować dane, przykładowo kopiujemy dane z (istniejącego) dokumentu "PZ000004/13 - M1".



Funkcja zatwierdzenie ilości towaru po odczytaniu kodu kreskowego służy do automatycznej pracy z czytnikiem kodów. Praca wspomagana tą funkcją przyspiesza proces skanowania produktów – możemy kolejno skanować towary czytnikiem nie używając klawiatury(do zatwierdzenia zeskanowanego kodu). Szczególnie przydatne przy bezprzewodowym czytniku lub gdy skanowana ilości jest zawsze taka sama.

W celu skopiowania danych klikamy przycisk . Dane zostaną skopiowane i wczytane na nasz nowy dokument.


• Aby dane zostały skopiowane, numer dokumentu musi zostać wprowadzony poprawnie.

W celu wyłączenia funkcji dodatkowych, jakie zostały opisane powyżej w niniejszej instrukcji, przechodzimy do ustawień oprogramowania (), a następnie odhaczamy () daną funkcję, w celu jej wyłączenia (z dokumentów).



2. Numeracja dokumentów magazynowych.

Funkcja jest przydatna, jeśli mamy dużą ilość towarów na dokumencie, a na kolejnych dokumentach chcemy wprowadzić tę samą lub podobną listę towarów. Funkcja działa dla dowolnych dokumentów, może to być zarówno kopia na jak i odwrotnie z na .

5. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą kolektora danych.

Dodawanie towarów na dokumenty magazynowe może również odbyć się na podstawie danych z kolektora.

Oprogramowanie Lomag umożliwia nam dowolne konfigurowanie automatycznej numeracji dokumentów magazynowych. Domyślnie dokumenty mają oddzielną numerację dla każdego typu i magazynu w danym roku. Możemy utworzyć własne szablony numeracji dokumentów, wykorzystując znaki opisowe i specjalne(klucze).

Znaki opisowe są to znaki informujące nas najczęściej o typie dokumentu, (np. "PZ" - dokument przyjęcia na magazyn, "WZ" - dokument wydanie magazynowego). Znakami specjalnymi (kluczami) są natomiast informacje generowane automatycznie przez oprogramowanie(numer, rok, miesiąc itp.).

Znaki specjalne i ich oznaczenia:

W pierwszej kolejności używamy kolektora danych do zeskanowaniu produktów. Następnie podłączamy urządzenie do komputera za pomocą łącza USB, po czym wybieramy w kolektorze opcję "Transmisja do komputera" (nazwa funkcji możne się różnić w zależności od typu kolektora). Kolejno w programie naciskamy przycisk znajdujący się na pasku narzędziowym, po czym na dokumencie magazynowym zostaną wyświetlone zeskanowane produkty.


• yy - rok, którego dotyczy dokument ("yy" - dwie ostatnie cyfy roku (np. "13"), "yyyy" - pełen rok (np. "2013")
• mm - miesiąc
• dd - dzień
• MAG - nazwa magazynu

W celu zdefiniowania własnego szablonu numeracji dokumentu magazynowego przechodzimy do ustawień oprogramowania, do części .

Listę zintegrowanych urządzeń z programem magazynowym LoMag znajdą Państwo tutaj.

Następnie z pola wybieramy rodzaj dokumentu, dla którego chcemy ustawić szablon numeracji.

6. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą importowania danych z pliku Excel.

Oprogramowanie umożliwia nam także dodawanie towarów na dokument za pomocą funkcji importowania pliku Excel z danymi (towarami).

Przykładowy wzór numeracji dokumentu

W celu dodania towarów z pliku Excel klikamy przycisk , który znajduje się na pasku narzędziowym każdego z dokumentów. Zostanie uruchomione okno

W celu importowania listy towarów z pliku Excel, w pierwszej kolejności musimy wybrać i wczytać plik, który znajduje się na naszym dysku - robimy to za pomocą przycisku .

W celu utworzenia szablonu dla przyjęcia magazynowego tylko z numerem i rokiem utworzenia dokumentu - w polu wprowadzamy wzór "PZ $$$$$$/yy", gdzie "PZ" - jest znakiem opisowym, informującym nas o rodzaju dokumentu, "$$$$$$" - jest znakiem specjalnym, generującym numeracje oraz znak "yy", nadający dwie ostatnie cyfry roku utworzenia dokumentu.

Po zapisaniu zmian, numer na dokumencie będzie przedstawiał się następująco:

• Plik zostanie wczytany do środowiska programu LoMag, jeżeli w tym samym czasie nie jest on otwarty i używany w innym programie, np. w Microsoft Excel.

Szablon ten definuje się dla dokumentu przyjęcia magazynowego z oddzielną numeracją w każdym roku, ale wspólną dla wszystkich magazynów.

Tak wygląda nasz plik z listą towarów na dokument w programie kalkulacyjnym:

• np. w magazynie 1: PZ 00001/13, kolejny dokument PZ w innym magazynie będzie miał numer: PZ 00002/13

Plik został wczytany do programu LoMag:

W taki oto sposób za pomocą znaków opisowych oraz znaków specjalnych możemy utworzyć własny, dowolny szablon numeracji dokumentów magazynowych w środowisku LoMag.