LoMag program magazynowy dla systemu Android

Podczas dodawania dokumentów ruchów magazynowych, na bieżąco zmieniany jest stan magazynu. Obliczana jest również wartość poszczególnych asortymentów. Wartości liczone są nie w oparciu o stałą cenę dla danego towaru, ale o cenę podaną na dokumentach ruchów magazynowych. Poza tym uwzględniane są przeceny towarów, a także remanenty. Istnieje również możliwość korygowania już istniejących danych, a także tworzenia oddzielnych dokumentów korekt.

Wychodząc naprzeciw potrzebom rynkowym stworzyliśmy aplikację magazynową, która zamieni niemal każdy telefon (tablet) z systemem android w profesjonale narzędzie do zarządzania magazynem. Aplikacja przydatna przy inwentaryzacji oraz innych procesach logistycznych w magazynie, została stworzona w dwóch wersjach: darmowej z ograniczeniami i płatnej, która nie posiada żadnych ograniczeń co do ilości towarów, dokumentów i przeprowadzonych operacji. Aplikacja posiada wewnętrzny czytnik kodów kreskowych, a jego wachlarz rozróżniania różnych formatów kodów jest na miarę profesjonalnego urządzenia. Aplikacja ta może być wykorzystywana przez wszystkie przedsiębiorstwa, a nawet przez indywidualne osoby, które nie prowadzą żadnej działalności gospodarczej.

1. Najważniejsze cechy programu

wbudowany skaner kodów kreskowych, wykorzystujący aparat urządzenia

Do wyceny magazynu program LoMag używa, określonych w księgowości metod. Do takich metod należą modele LIFO i FIFO. Najczęściej stosowany jest model FIFO [first in - first out, czyli pierwsze weszło - pierwsze wyszło] który wskazuje, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar znajdujący się w pierwszej dostawie. Model ten ma zastosowanie w przypadku szybkiej rotacji towarów. W sporadycznych przypadkach używa się również metody LIFO [last in – first out, czyli ostatnie weszło – pierwsze wyszło]. Dodatkowo program umożliwia ręczny wybór dostaw na dokumentach wydania - czyli wskazanie konkretnej dostawy z której wydajemy towar.

stan magazynu na wybrany dzień i godzinę z możliwością eksportu do Excela
dokumenty magazynowe: Przyjęcie na magazyn, Wydanie z magazynu, Remanent
dodawanie towarów na dokumenty, skanując kod lub wyszukiwanie w kartotece
historia ruchów magazynowych dla wybranego towaru
przeglądanie historii dokumentów magazynowych oraz ich zawartości
możliwość edycji bądź usunięcia ostatniego dokumentu magazynowego
szybkie wyszukiwanie towarów po nazwach lub kodach

Inną przydatną funkcją programu jest zestawienie towarów w oparciu o rodzaj dokumentu ruchu magazynowego. Można utworzyć zestawienie miesięczne bądź roczne, zawierające listę towarów, z ilościami i wartościami dla każdego z ruchów magazynowych. Użytkownik widzi dzięki temu, jak przedstawiały się sprzedaż, dostawy, zwroty itd. dla poszczególnych miesięcy. Jedną z opcji jest podgląd zysków ze sprzedaży. Widok ten, pokazuje ile zarobiliśmy na sprzedaży poszczególnych towarów w danym dniu, miesiącu czy roku.

edycja kartoteki towaru, możliwość przypisywania kodów skanerem
dodawanie własnych jednostek miary oraz usuwania nieużywanych jednostek
możliwość zmiany daty dokumentu (wprowadzanie danych historycznych)
eksport zawartości dokumentu do Excela (w tym również remanentu)
rozbudowane opcje tworzenia remanentu

2. Pobranie i instalacja oprogramowania

Aby ułatwić planowanie dostaw poszczególnych asortymentów, wprowadzono funkcję historii towaru. Dla dowolnego asortymentu możemy zobaczyć wszystkie działania, które były na nim wykonane. Wyświetlane są daty, numery dokumentów, a także liczba i wartość danego towaru w tamtym czasie. Dzięki temu w łatwy sposób, można uzyskać informacje, jak zmieniała się ilość towaru w magazynie w przeciągu ostatnich tygodni czy miesięcy. Takie informacje są przydatne szczególnie przy planowaniu dostaw, ponieważ łatwiej jest ustalić kiedy i ile towaru zamówić.

Tworzenie raportów w gospodarce magazynowej

Aktualną wersję aplikacji można pobrać z Internetu ze Sklepu Play poprzez stronę https://play.google.com/store lub bezpośrednio przez aplikację "Sklep Play" dostępną na Twoim urządzeniu z systemem Android. W pierwszej kolejności wyszukujemy aplikację, wpisując do pola wyszukiwania "LoMag Program Magazynowy", a następnie klikamy na przycisk "Zainstaluj". Pobieranie i instalacja aplikacji rozpocznie się po zaakceptowaniu warunków dostępu aplikacji do wymaganych danych.

3. Podstawowa konfiguracja programu

Trudno wyobrazić sobie program magazynowy bez możliwości tworzenia raportów. Dzięki naszej aplikacji proces ten jest jeszcze prostszy. Wystarczy wybrać dowolny ruch magazynowy i kliknąć przycisk Drukuj. Wyświetlone zostaje okno dialogowe, w którym przedstawiony jest podgląd raportu. Istnieje możliwość wydruku pojedynczego dokumentu, a także listy dokumentów z dowolnego zakresu dat.

Podczas rozpoczęcia pracy z aplikacją mobilną "LoMag Warehouse Menagment" należy skonfigurować aplikację według swoich preferencji - w tym celu używamy przycisku "Ustawienia" w menu głównym.

Stany magazynowe dla dowolnego dnia

Poniżej zostały opisane podstawowe ustawienia:

Ustawienia/Obsługa cen - jeśli odznaczymy tę opcję, aplikacja nie będzie obsługiwała cen towaru i będzie można tylko prowadzić ewidencję ilościową towaru. Przy przyjęciach i wydaniach towaru zniknie pole służące do określenia ceny za jednostkę towaru.
Ustawienia/Ręczne wprowadzanie kodów - jeśli zaznaczymy tę opcję, podczas przyjęć i wydań magazynowych nie będzie używanany wbudowany w aplikację skaner kodów kreskowych. Kody kreskowe będą wprowadzone ręcznie z klawiatury lub zewnętrznego czytnika.

Aplikacja posiada wbudowany czytnik kodów, który, przy wykorzystaniu wbudowanej kamery, automatycznie rozpoznaje następujące formaty kodów:

kody na produktach : EAN-13, EAN-8, ISBN, UPC-A, UPC-E

Istnieje możliwość utworzenia raportu stanów magazynowych. Co bardzo istotne, raport może przedstawiać stan magazynu z dowolnego dnia, a nawet godziny. Stany magazynowe liczone są na podstawie dokumentów dostaw, sprzedaży i zwrotów. Uwzględniane są również korekty wprowadzone ręcznie przez użytkownika, a także remanenty, przeceny i przesunięcia międzymagazynowe. Dla przykładu, po zatwierdzeniu remanentu, stan magazynu dla daty widniejącej na remanencie, zawsze będzie równy stanowi magazynu, widocznemu na arkuszu spisowym tego remanentu. Dzięki takiemu rozwiązaniu, możliwe stało się przeglądanie i drukowanie stanów magazynowych dla dowolnej daty. Wartości stanów magazynowych obliczane są na podstawie modelu LIFO lub FIFO lub ręcznych powiązań dostaw z wydaniami.

kody przemysłowe: Codabar, Code 128, Code 93, Code 39, ITF, RSS

Obsługa kontrahentów

kody dwuwymiarowe: QR Code, Data Matrix

4. Rozpoczęcie pracy z aplikacją "LoMag Warehouse Menagment"

Oprogramowanie magazynowe LoMag przechowuje również informacje o kontrahentach. Istnieje możliwość zapisu adresu kontrahenta, numerów NIP i REGON, a także danych kontaktowych. Zadbaliśmy przy tym o to, aby informacje te były należycie przechowywane, sortowane i prezentowane. Możliwe jest wyszukiwanie kontrahentów według dowolnego klucza. Kontrahenci podzieleni są na odbiorców, dostawców i pracowników, przy czym możliwe jest aby dana firma była zarówno odbiorcą jak i dostawcą. Co prawda na dokumentach nie ma obowiązku wprowadzania kontrahenta, to jednak jest to zalecane, chociażby ze względów porządkowych. Gdybyśmy jednak chcieli mimo wszystko zrezygnować z opcji kontrahentów, można to zrobić w oknie Ustawienia.

Informacje o towarach

Aplikacja może obsłużyć dowolną liczbę towarów i dokumentów magazynowych (darmowa wersja aplikacji posiada limit do 30 towarów lub 50 dokumentów). Po uruchomieniu wyświetla się menu główne aplikacji. Przed rozpoczęciem tworzenia można zdefiniować towary w module "Stan magazynu". Zdefinowane towary będzie można szybko wybierać na dokumentach skanerem lub z rozwijanej listy. Jeśli nie zdefiniujemy wcześniej listy towarów, to program pozwala na uzupełnianie listy towarów przy tworzeniu dokumentów. Należy dodatkowo uzupełnić nazwę i jednostkę towaru. Podczas definiowania towarów może być nam pomocny wbudowany moduł skanera kodów kreskowy, który zmienia nasze urządzenie w profesjonalny czytnik kodów kreskowych.

5. Stan magazynu

Stan magazynu to moduł kartoteki towarów służący do definiowania nowych i edytowania istniejących towarów w aplikacji LoMag Warehouse Menagment. Aby przejść do modułu należy wybrać opcję w głównym menu "Stan magazynu". Po uruchomieniu modułu stanu magazynowego zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnym stanem magazynowym. Znajdziemy tam również możliwość zdefiniowania nowych towarów - wybierając przycisk "Dodaj" - definiujemy takie atrybuty jak kod kreskowy, nazwę oraz jednotę towaru. Poniżej opisujemy znaczenie i wykorzystanie każdego z tych pól:

Istnieje możliwość przechowywania praktycznie dowolnej ilości towarów. Zapisywane są takie podstawowe dane jak nazwa towaru i jego numer kreskowy, który ułatwia szukanie. Towary można grupować. Można też przypisywać im jednostki miary, takie jak kilogramy czy sztuki. Co prawda w ciągu miesięcy cena towaru często ulega zmianie, to jednak pomocne okazuje się wprowadzenie domyślnej ceny sprzedaży i ceny zakupu dla każdego artykułu. Ceny domyślne są jedynie cenami sugerowanymi i nie muszą odpowiadać cenom podanym w dokumentach magazynowych. Podczas dodawania dokumentu, program jednak używa ich jako podpowiedzi, z których możemy, ale nie musimy skorzystać. W niektórych sytuacjach przyspiesza to wprowadzanie elementów dokumentów magazynowych.

Drukowanie i eksport raportów do plików zewnętrznych

Kod kreskowy może być dowolnym ciągiem znaków, niekoniecznie konkretnym typem kodu. Pole może zostać również wykorzystane w innym celu, np. jako unikalny indeks, który ułatwi wyszukiwanie towaru. Jeśli w aplikacji będziemy korzystać z wewnętrznego modułu czytnika kodów kresowych, możemy zeskanować kod kreskowy naszym wbudowanym aparatem telefonu tak, by przypisać dany kod do towaru.
Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy przyciskiem "+".

Wydruki są przejrzyste i czytelne, a przy tym zawierają wszystkie potrzebne informacje oraz podsumowania wartości liczbowych. Wygląd raportów można dostosować do własnych potrzeb zmieniając listę widocznych kolumn, ich rozmiar i nazwę. Poza możliwością drukowania, pomocna może okazać się funkcja eksportowania raportu. Jednym przyciskiem raport można zapisać jako dokument arkusza kalkulacyjnego XLS.

Dostosowywanie wydruków do potrzeb firmy

Nazwa towaru powinna być unikalna, ale program pozwala na takie same nazwy towarów dla różnych kodów kreskowych.

Poszczególne przedsiębiorstwa różnią się od siebie i w niejednakowy sposób drukują poszczególne raporty. W związku z tym wprowadziliśmy specjalny mechanizm dostosowywania wyglądu raportów do indywidualnych potrzeb. W połączeniu z możliwością tworzenia dodatkowych kolumn dedykowanych, daje on możliwość znacznego ingerowania w układ wydruków.

Moduł umożliwia także usunięcie towaru (lub wielu towarów naraz), eksportowanie towarów do pliku Excel, który następnie możemy zapisać na dysku naszego urządzenia lub wysłać drogą e-mailową. Możemy również w każdej chwili edytować wybrany towar oraz przejrzeć jego historię ruchów magazynowych. Hstoria ruchów magazynowych obrazuje zmiany stanu magazynowego od czasu ostatniego remanentu.

Pole wyszukiwania towarów w magazynie znajduje się pod menu narzędziowym w module Stan magazynu. Aby wyszukać dowolny towar wystarczy wpisać fragment nazwy towaru, np. wpisując przykładowo ""mar"" program wyszuka wszystkie towary zawierające w nazwie "mar": "marchew, homar".

LoMag umożliwia utworzenie własnych szablonów wszystkich dokumentów. np. unikalnego dokumentu WZ z logiem firmy. Tworzenie własnego szablonu jest bardzo proste dzięki wizualnemu edytorowi szablonów dokumentów. Przenosimy i układamy elementy dokumentu przy pomocy myszki, dodajemy własne teksty i elementy graficzne. Edytor umożliwia umieszczenia kodów kreskowych dla każdej linii na dokumencie, miniatury zdjęć dla towarów, oraz innych danych niezbędnych na wydruku.

6. Dokumenty magazynowe

Mobilna aplikacja LoMag Warehouse Menagment umożliwia tworzenie następujących dokumentów magazynowych:

Dokument PZ (Przyjęcie na magazyn), np. dostawa nowego towaru na magazyn,
Dokument WZ (Wydanie z na magazynu), np. sprzedaż towaru;

Dla tabel na dokumencie możemy zmieniać widoczność oraz kolejność wyświetlania poszczególnych kolumn używając przycisków “Przenieś w górę i “Przenieś w dół. Można również zmienić ustawienia takie jak nagłówek kolumny, wyrównanie, szerokość, liczba miejsc po przecinku, sumowanie danych numerycznych oraz typ generowanego kodu kreskowego np. EAN 13, Code 39, Code128..

Aby utworzyć dokument przyjęcia magazynowego klikamy w ikonkę "Przyjęcie", aby utworzyć dokument WZ klikamy w ikonkę "Wydanie". Ikony te znajdują się w głównym menu aplikacji.

Analogicznie działa edytor etykiet umożliwiający projektowanie własnych etykiet towarowych dla różnych typów drukarek i rozmiarów papieru waz z kodami kreskowymi. Edytor umożliwia projektowanie wydruku na papierze dzielonym - czyli arkuszu podzielonym na małe etykiety (np. 3x6 małych etykiet samoprzylepnych na kartce A4)

Drukowanie dowolnego widoku danych

Po kliknięciu w ikonę odpowiadającą dokumentowi przechodzimy do okna jego utworzenia - program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz proponuje kolejny numer. Program umożliwia zmianę numeru na dowolny inny ciąg znaków. Możliwa jest również zmiana daty, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiana daty dla istniejącego dokumentu ma wpływ na stany i wartość magazynu. Pole "uwagi" można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu.

Poza standardowymi dokumentami i raportami konieczne może się okazać wydrukowanie danych, które zostały wyświetlone w którejś z tabeli programu. Dla przykładu po wyszukaniu towarów w oknie “Wyszukiwanie w magazynie, chcielibyśmy wydrukować otrzymany wynik. Program LoMag ma przycisk umożliwiający wydruk i eksport do Excela dla każdej tabeli z danymi. W ten sposób można otrzymać wydruk lub plik Excel dla dowolnych wyświetlonych w programie danych np. rezultatów naszego wyszukiwania.

Komunikacja z programem do zarządzania magazynem

Aby dodać towar na dokument klikamy "Dodaj towary". Wówczas włącza się skaner kodów kreskowych w celu zeskanowania kodu dla pierwszego towaru. W przypadku ustawiania aplikacji "Ręczne wprowadzanie kodów" pojawia się okno dodania pierwszego towaru na dokument, gdzie kod kreskowy towaru można wprowadzić z klawiaruty lub wybrać towar z listy. Następnie w obydwu przypadkach wprowadza się pozostałe informacje o produkcie ("Nazwa", "Ilość" oraz "Cena" (dostępna, jeżeli prowadzimy magazyn z opcją "Obsługa cen"). "Nazwa" może zostać pobrana automatycznie z kartoteki, jeśli towar był wcześniej zdefiniowany w menu ("Stan magazynu"). Po dodaniu towaru możemy wprowadzić kolejny towar lub zapisać i zakończyć pracę z dokumentem.

Program LoMag, usprawniający kontrolę jakości i składowania, wspiera większość popularnych czytników kodów kreskowych oraz drukarek etykiet, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania magazynem. Dzięki elastycznym opcjom konfiguracyjnym, interfejs programu może być dostosowany do potrzeb użytkownika, umożliwiając dodawanie kolejnych towarów za pomocą samego czytnika lub w połączeniu z klawiaturą do zatwierdzania ilości, co znacząco przyspiesza procesy magazynowe i podnosi efektywność zarządzania gospodarką magazynową. Aby dalej zwiększyć wydajność pracy, program oferuje zdefiniowane skróty klawiszowe dla często wykonywanych operacji. Ponadto, LoMag umożliwia import wielu danych z plików Excel, takich jak listy towarów, dane kontrahentów, a także zawartość dokumentów, np. arkuszy spisowych.

Program pozwala przejrzeć zawartość wszystkich utworzonych dokumentów. Istnieje możliwość modyfikacji tylko ostatniego, utworzonego dokumentu - dodanie nowego towaru oraz usunięcie dokumentu. W celu edytowania lub usunięcia dokumentu należy przejść do modułu "Dokumenty" w menu głównym. Następnie klikając w pozycję dokumentu przechodzimy do podglądu dokumentu. Klikając w ikonę "X", umieszczoną przy dokumencie, następuje usunięcie dokumentu, a kliknięcie w ikonkę długopisu, umieszczoną przy dokumencie, powoduje dodanie nowego towaru na dokument. Przechodząc do konkretnego dokumentu (klikając w jego pozycję w oknie "Dokumenty") istnieje możliwość eksportowania dokumentu do pliku Excel.

Przy pisaniu programu zastosowano najnowsze technologie firmy Microsoft. Dzięki temu, dostęp do bazy jest szybki i niezawodny. Cała baza danych i ustawienia mieszczą się w dwóch plikach w katalogu "Baza danych". Można więc ją przenosić i kopiować w dowolne miejsce na dysku. Oczywiście w programie istnieje także funkcja Archiwizacji (utworzenie kopii zapasowej) oraz Dearchiwizacji (odtworzenie kopii zapasowej)

7. Remanent

Przyjazny interfejs MDI

Ideą programu magazynowego LoMag było utworzenie aplikacji prostej w obsłudze, a przy tym niezawodnej i funkcjonalnej. Przejrzysty interfejs spełnia to zadanie. Dostęp do poszczególnych funkcji został dobrze przemyślany, z uwzględnieniem podstawowych przypadków użycia programu. Dużym atutem jest zastosowanie interfejsu MDI, dającego możliwość jednoczesnego działania na wielu oknach dialogowych.

Filtrowanie dokumentów

Z różnych względów informacje wprowadzone do programu mogą odbiegać od rzeczywistego stanu magazynu. W związku z tym, co jakiś czas, przeprowadza się remanent magazynu. W tym celu został stworzony specjalny moduł remanentu, dostępny z głównego menu aplikacji. Po kliknięciu w "Remanent" przechodzimy do okna utworzenia dokumentu remanentu - program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu. Cały proces remanentu odbywa się w analogiczny sposób, jak przy dokumentach przyjęcia i wydania magazynowego. Jednakże przy zakończeniu inwentaryzacji, przed zapisaniem zmian stanów magazynowych, wynikających z przeprowadzonego remanentu, zostaniemy jeszcze raz zapytani o potwierdzenie operacji.

Po wprowadzeniu tysięcy dokumentów ruchów magazynowych, pojawia się problem filtrowania danych. W naszej aplikacji zadbaliśmy, aby dane były sortowane i przedstawiane w logicznym porządku. Można na przykład przeglądać listę wszystkich dokumentów, jak również filtrować po dowolnym kluczu np. kontrahent, zakres dat, zakres wartości. Filtry można zapisać pd własną nazwą i wykorzystać w przyszłości.

Konfiguracja pracy sieciowej

W przypadku zakończenia remanentu z brakującymi towarami na dokumencie remanentu (a dostępnymi na magazynie) aplikacja zaproponuje 4 możliwości zakończenia remanentu:

Pokaż towary, których nie ma w remanencie
Dodaj brakujące towary z ich aktualnym stanem
Dodaj brakujące towary ze stanem zero
Anuluj remanent

Ustawienie pracy sieci jest niezwykle proste. Aby dwa stanowiska, połączone w sieć, mogły korzystać z tej samej bazy Programu Magazynowego, należy zmienić ustawienia sieciowe. Można to uczynić poprzez wybranie z menu Program opcji Ustawienia. W zakładce “Praca w sieci są do wyboru następujące opcje:

Praca na jednym stanowisku
Wiele stanowisk – komputer to klient, łączy się z serwerem
Wiele stanowisk – komputer pełni rolę serwera

Ostatnim etapem jest "Zatwierdzenie remanentu" oraz raport różnic w stanach i wartościach przed i po remanencie. Ta operacja zmienia stany magazynowe oraz nadaje nowy bieg historii ruchów magazynowych (kolejne dokumenty zmieniają stan z ostatniego remanentu).

8. Kopie bazy danych oraz usunięcie itniejących danych

Aplikacja LoMag Warehouse Management posiada funkcje pozwalające na zarządzanie całą bazą danych. Są one dostępne w ustawieniach aplikacji:

Na pierwszym komputerze wybieramy opcję trzecią (serwer). Warto zauważyć, że pole nazwa komputera i nazwa instancji SQL są wypełnione automatycznie. W szczególnych przypadkach można je zmienić wedle własnych potrzeb. Należy zapamiętać nazwę komputera, który będzie pełnić rolę serwera, ponieważ będzie ona wymagana w celu podłączenia innych komputerów. Naciskamy OK. Na drugim komputerze wybieramy opcję drugą (klient), przy czym w polu “Nazwa serwera wpisujemy nazwę pierwszego komputera. Wybór należy potwierdzić przyciskiem OK. Od tej chwili komputery pracują na jednej bazie danych.

Utworzenie kopii danych - funkcja pozwala na utworzenie kopii całej bazy danych aplikacji. Wykorzystuje ją w tworzeniu kopii wszystkich wprowadzonych danych do programu do 1 pliku. Zalecamy regularne tworzenie kopii danych. Ta funkcja może być również przydana w przypadku chęci przeniesienia bazy na inne urządzenie lub odtworzenia stanu danych sprzed kilku dni.

Zaawansowane wyszukiwanie

Odtworzenie kopii danych - funkcja pozwala na wczytanie kopii bazy danych, utworzonej przez wcześniej opisaną funkcję. Wykorzystujemy ją w przypadku chęci powrócenia do poprzedniej bazy danych, np. sprzed kilku dni lub przeniesienia bazy na inne urządzenie.

Zdajemy sobie sprawę jak wielkie znaczenie ma szybkie znalezienie informacji. Jest to istotne szczególnie w przypadku tysięcy dokumentów czy towarów, zgromadzonych w magazynie. W programie magazynowym LoMag można znaleźć rozbudowane funkcje przeszukiwania bazy.

Ustawienia/Usuń nieużywane jednostki - opcja pozwala na usunięcia jednostek miary, których już nie używamy w naszej ewidencji magazynowej. W ten sposób można również usunąć błędnie wpisane jednostki, niepowiązane już z towarami.
Wyczyść dane - funkcja formatowania bazy danych: usuwa z niej wszystkie towary i dokumenty na zawsze. Nie należny korzystać z tej funkcji, jeżeli nie wykonaliśmy wcześniejszej kopii zapasowej. Przywrócenie danych bez kopii zapasowej jest niemożliwe.